Elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes: hoe wurket it?

Elektroanyske dokumint behear (EDM) - in flugge manier om te dielen gegevens basearre op it brûken fan elektroanyske dokuminten mei firtuele hantekens. Hy hat lang sûnttiids erkend yn de ûntwikkele lannen fan 'e wrâld as in effektyf ynstrumint foar it operasjoneel saken.

heart

Elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes - in set fan prosessen foar it meitsjen, ferwurkjen, administraasje, oerdracht, akwisysje, ûnderhâld, gebrûk en ferneatigjen fan dokuminten. Al dizze prosessen wurde útfierd nei it kontrolearjen fan de yntegriteit en befêstiging fan ûntfangst fan de stikken.

Regels of dokumint sirkulaasje tusken wetlike entiteiten wurdt útfierd troch de oerienkomst fan de partijen. De útwikseling fan ynformaasje wurdt útfierd troch middel fan telekommunikaasje foarsjennings, en dokuminten bewarre op elektroanyske media. Shelf libben fan 'e boekhâlding ynformaasje moatte net heger wêze as dat dit is ynsteld op de wetjouwende nivo.

Organisaasjes kinne kommunisearje mei elkoar formele en ynformele dokuminten mei de hantekenings fan 'e dielnimmers. Yn 'e saaklike sektor soks kin ynhâlde de: faktueren, ôfspraken, faktueren, kontrakten, ôfspraken, oarders, meidielings, ûnderhânske folmacht, ensfh Ynformaasje kin oerdroegen wurde yn de foarm fan tekst, tabular en grafysk triemen.

It doel fan 'e ynfiering fan EDI

In betingst foar de ynfiering fan EDI kin wêze:

• ferminderjen fan routine wurk;
• reduksje fan ferlies fan dokuminten;
• "Transparent" wurk mei dokuminten;
• fergrutsje prestaasjes dissipline - ûntsluting fan de stikken binnen in stelde tiid, etc ...

Under de kwantitative doelen kinne wurde identifisearre as folget:

• Fermindering de tiid om te ferwurkjen it dokumint 10 kear.
• Reduksje fan it kantoar útjeften yn de helte.

Elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes: hoe't it wurket

Yn oerienstimming mei binnenlandse wet, elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes wurdt útfierd mei de tastimming fan beide kanten. Foar gegevens ruil, is it nedich dat alle dielnimmers waarden ferbûn mei de apparatuer fan de operator. Folgjende, de brûker moat te stjoeren in fersyk om te heakjen oan de list mei counterparties. Nei befêstiging systeem dielnimmers kinne kommunisearje.

EDI module sil moatte útfiere de folgjende funksjes:

• Noegje counterparties foar it útwikseljen fan gegevens.
• Meitsje in adresboek.
• Yntegraasje mei accounting software lykas 1C.
• Sign en fersiferjen dokuminten.
• Lêswizer korrespondinsje.
• Tafersjoch op de status fan 'e brieven.

Elektroanyske dokumint tusken organisaasjes útfierd mei help fan sertifikaten. It ferbinen mei in tsjinner en autentikaasje wurdt útfierd troch in persoanlike digitale sertifikaat. Elektroanyske hantekening wurdt útjûn oan elke brûker fan it systeem, opslein op elektroanyske media beskerme en Token PIN koade. De brûker moat ynfiere harren oanmeldings wachtwurd oan de persoanlike kantoar. Pas nei dat it sil krije tagong ta harren dokuminten.

Initiate in proses fan ruil kin gjin lid fan de organisaasje, ferbûn oan it systeem. Foardat jo stjoere in dokumint nei in oare partij, it moat wurde ûndertekene mei elektroanyske hantekening. Dizze wiziging is troch middel fan "Krypto-" programma. It dokumint wurdt ferstjoerd fia EDI. Aannemer wurknimmer ûntfangt meidieling fan in nij dokumint. As er oannimt dat er ek set eds. As jo wolle om feroarings oan it dokumint, dat skept syn nije elektroanyske ferzje. Upon ôfmeitsjen fan editing jo bewarje wolle alle feroarings mei help fan de elektroanyske hantekening. It dokumint wurdt dêrnei tastjoerd oan 'e feroarings nei de tsjinpartij. Wêr nedich om elektroanyske oerienkommende ynformaasje.

As jo wolle ienris wer meitsje feroarings, dan de hiele proseduere wurdt werhelle op 'e nij. As oanspraken op de nije ferzje is net oanwêzich, it dokumint wurdt respektearre. De definitive stekproef wurdt beskôge wurde ûndertekene troch twa elektroanyske hantekening. Ce dokumint ferzjes bewarre op de tsjinner en binne beskikber foar besjen. Sadree't de stekproef wurdt jûn de status fan de hjoeddeiske, ta wiziging fan de dokumint sil net wurkje. Frustrearre kontrakten jûn de status "Cancelled". Hjir is hoe te meitsjen elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes.

equipment

Wat is nedich foar elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes? Oan de iene kant, dan moatte kieze in tsjinst provider en te ynstallearjen spesjale software te ynformaasje útwikselje. Twads, mei elke tsjinpartij mei dêr't de organisaasje fan doel te fieren mailtsjes, jim moatte tekenjen, de "Oerienkomst oangeande it útwikseljen fan elektroanyske dokuminten."

It is ek nedich te stellen EDI tsjinner wêrop te slaan alle dokuminten. It kin wêze as klant apparatuer, en "wolk" opslach. Tagong ta gegevens fan bûten it systeem fia it programma, dat is ynstallearre op de apparatuer de organisaasje. Kompjûter ynteraksje mei de tsjinner is dien oer HTTP mei opsjoneel SSL fersifering 128. tagong ta dokuminten wurdt útfierd allinne fia de ynterface fan it programma en nei it passearen fan de ferifikaasje.

EDC projekt

proses automatisearring projekt kin lêste út ferskate moannen nei inkele jierren. Term direkt ôfhinklik fan it oantal prosessen dy't nedich automatisearring, boarne en finansjele draachkrêft fan de organisaasje. BRIEF circuit útfieren EDC as folget:

• Skeppen fan in wurkgroep.
• Formaasje fan doelen, terminen en budzjet.
• De stúdzje fan de besteande prosessen.
• It ûntwikkeljen fan in baan.
• Vyrob EDI systeem.
• Undertekening de ôfspraak oangeande de útfiering fan de SED.
• Fêststellen fan de oardering.
• Vulling fan systeem triemtafels.
• meiwurkers training.
• Útfieren fan foarriedige testen.
• De publikaasje oer de útfiering fan de SED oarder.
• Fierdere ûntwikkeling fan software en wurk regels.
• De tewetterlitting fan it pilot projekt.
• Folsleine-skaal oergong nei EDI.

EDI útfiering fouten

Yn it proses fan automatisearring fan de dokuminten moatte wurde jûn spesjaal omtinken foar de prosessen dêr't de wet fereasket de oanwêzigens fan in papieren ferfierder. Duplisearje papieren dokuminten elektroanysk is ûnmooglik. Dit gâns vertraagt it proses fan wurk en ta in negatyf hâlding automatisearring yn it hiele proses. Foar de útfiering fan in dûbele wurk nimmen betellet.

Yn it proses fan de útfiering fan de nije regels moatte wurde ûntwikkele om te wurkjen mei dokuminten, trein personiel, en pas dan dwaande hâlde yn folsleine útfiering. Dat kin berikt wurde, as oerbringe nei meiwurkers de foardielen fan it brûken fan nije technologyen.

In oare populêre flater - earme stúdzje nei sed easken. As brûkers hawwe te wurkjen yn in unconfigured systeem, dan it proses EDI ferskilt fan dat fêststeld yn de organisaasje.

Elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes: de foar- en neidielen

foardielen:

• Reduksje te stjoert dat orizjinele dokuminten troch mail kosten.
• Bewarje romte foar de opslach fan dokuminten. It is allegear opslein yn elektroanyske foarm.
• Maklik om te brûken. Stjoeren fan it dokumint wurdt útfierd út ien lokaasje. In flugge sykjen fan in dokumint útfierd troch de status (ferstjoerd, ûntfongen en akseptearre troch r. D.).
• Instant levering. Alle ynformaasje wurdt stjoerd oan de ûntfanger yn in pear sekonden.
• It dokumint kin net ferlern oant it ferfallen fan syn opslach yn it systeem.

neidielen:

• Om brûk it produkt moatte jo ynkeapje in lisinsje dy't kostet jild.
• Kommunisearje faak allinnich tusken dielnimmers fan deselde systeem.
• Elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes yn 1C of mei help fan in oare sêftguod ôfwykt fan de earder brûkt regeling. Mei de ynfiering fan de nije algoritme, alle meiwurkers hawwe fragen oer it fieren fan saken.
• Technyske apparatuer. Foardat de ynfiering fan EDI organisaasje moat te keapjen apparatuer en ta te rieden personiel te beheare it nije systeem.
• EDM wurdt útfierd mei help fan de elektroanyske hantekening, de jildichheid fan dat 1 jier. It is nedich om tafersjoch te hâlden en daliks bywurkje de sertifikaten. It is ek nedich om it hanneljen fan oannimmers sertifikaten, om foar te kommen problemen mei de belesting.

juridysk feroardering

Wat normative acts regele elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes? Russian wetjouwing omfiemet it Bûn Wet №63 «Oan elektroanyske hantekening", de regels fan 'e dokuminten yn de Federale Tax Service binne registrearre yn' e folchoarder fan it Ministearje fan Finânsjes number MMV-7-2 / 168. Organisaasjes De EDI tusken oarders oan 'e basis fan Finânsjes № 50n. Terms of basisûnderwiis boekhâlding dokuminten knooppunt yn elektroanyske opmaak foarskreaun yn de Federale Tax Service Order number MMV-7-6 / 36 @. Alle ûndernimmers yn 'e EDM proses aktiviteiten moatte wurde liede troch de Oarder fan de Federale Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes "VLSI" jout klanten de folgjende foardielen:

• Kin stjoere dokuminten oan eltse organisaasje dat is oanjefte dien op it grûngebiet fan de Russyske Federaasje. As de tsjinpartij is gjin partij foar de "VLSI" systeem, de wurknimmer gewoan kontakt mei in fertsjintwurdiger fan 'e organisaasje en sil stjoere it nei e-mail útnoeging om mei te dwaan oan it systeem. Fuort nei de befêstiging fan de útwikseling fan ynformaasje tusken de dielnimmers sille útfierd wurde sûnder intermediaries.
• Ynstallearje software op in kompjûter is net nedich. Genôch te hawwen fan in aktuele ferzje fan jo blêder en Ynternet tagong.
• Om te wurkjen mei de gegevens net nedich in spesjaal programma. As it rapport wie oarspronklik taret yn de tredde-partij software, lykas 1C, is it mooglik om jo de yntegraasje mei "VLSI" Systeem.
• De standert foarm fan it dokumint is net ynsteld. Jo kinne stjoere tekst, wurkblêd bestannen, ôfbyldings ensafuorthinne. D.

SKB "Kontur"

Ien fan 'e earste software-ûntwikkelders, yn Ruslân wurdt ek dwaande mei de levering fan apparatuer, troch hwa't de elektroanyske dokuminten tusken organisaasjes. "Contour" DiaDoc ûntwikkele in systeem dêr't de útwikseling fan elektroanyske dokuminten. In skaaimerk fan it systeem is dat tagong ta de gegevens kinne krigen wurde wylst it bûtenlân. Foar dit doel it bedriuw hat ûntwikkele yn de roaming tariven. As winske, Mono tagong data fia API.

Wat hast nedich?

Ferbine EDI, bedriuwen moatte keapjen:

• Lisinsearre software;
• tsjinner;
• upgrade equipment;
• trein personiel;
• oanpasse en yntegrearjen ECM foar gebrûk mei ynterne applikaasjes.

Sokke ynvestearrings moatte fieren om te ferbinen de elektroanyske dokumint tusken de organisaasje? It opnimmen yn de kosten fan it rieplachtsjen fan de technyske stipe, en fernijingen sed - de twadde etappe fan de ynvestearrings. Dy kosten sille moatte betelje alle moannen.

konklúzje

Ferfange papier-basearre e-mail komt. It net allinnich ferleget de kosten fan de organisaasje te fieren 'e prosessen, mar ferheget de effisjinsje fan it bedriuw as gehiel. Om EDI sukses funksjonearret, dan moatte dúdlik formulearjen fan de doelstellingen en útfiering fan it systeem te passen de apparatuer korrekt.